Análisis de interesados del proyecto para la gestión

El manejo adecuado de los interesados del proyecto es la clave para un proyecto exitoso. A continuación se verá la manera de manejar a estos interesados.

Una vez que se tiene la luz verde para la realización de un proyecto, hay dos actividades que deben ser realizadas previo a la elaboración de los planes del proyecto. Una de estas actividades es la reunión de inicio de proyecto, donde se presentan los principales interesados con el equipo, se socializan los roles dentro del proyecto, se comparten fechas estimadas para entrega de hitos, se identifican los primeros riesgos del proyecto y se comprometen todos los asistentes en dar lo mejor para la obtención de los resultados esperados.

La otra actividad que se debe realizar al inicio es el análisis de interesados del proyecto, el cual es el insumo principal para la realización del resto de planes. Cuál es la razón? Pues serán los principales interesados los que moldean el alcance del proyecto y cuya gestión de expectativas permitirá alcanzar la satisfacción de los resultados. Es como un corredor que se abalanza hacia la meta: Si no se gestionan las expectativas será como si la meta avanzara a mayor velocidad que el corredor, haciendo imposible que se alcancen los objetivos.

Qué es un interesado?

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Un interesado del proyecto, también llamado involucrado, es toda persona que se encuentra vinculada con el proyecto y sus resultados, ya sea por beneficio, perjuicio, o asignación de la autoridad.

Algunas veces resulta engañoso el proceso de identificación de interesados. Por ejemplo, en proyectos del sector público, un interesado clave que no se lo suele tomar en cuenta es el ciudadano. Otro ejemplo son los proyectos de emprendimiento, donde se falla en identificar al interesado clave que es el cliente. Esto ocasiona el drama de elaborar productos o brindar servicios que nadie quiere comprar.

Tipos de interesados del proyecto

Los interesados de un proyecto tienen distinta capacidad de influencia, que depende tanto del poder que tenga la persona como del interés que presente. Los interesados clave de un proyecto serán los que tengan una mayor influencia, es decir los que tengan mayor poder y mayor interés. En cambio los interesados que no posean ni poder ni interés requerirán un menor grado de atención. Cabe anotar que el nivel de influencia de un interesado varía a lo largo del proyecto, y esta variación puede ser predecible en algunos casos e imprevista en otros, por lo que requiere un monitoreo constante a lo largo del proyecto.

El interesado más importante dentro de un proyecto es el denominado patrocinador, el cual se lo puede identificar por tener tres características:

  1. Puede decidir sobre el presupuesto.
  2. Tiene autoridad sobre el alcance.
  3. Posee la necesidad urgente de contar con los resultados previstos del proyecto.

Pasos para el análisis de interesados

El análisis de interesados del proyecto es una actividad sencilla y un poco tediosa, sin embargo las equivocaciones que se realicen sobre este análisis puede ocasionar el desplome de todo el proyecto. Es por ello que se debe poner el máximo cuidado en realizar los siguientes pasos para que la calidad de todo el proyecto se vea beneficiada.

Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Identificación de interesados
  2. Priorización
  3. Matriz de asignación de responsabilidades

Como se mencionó antes, es necesario realizar este análisis de manera periódica, a fin de detectar nuevos interesados clave y/o cambios en la influencia de los interesados del proyecto ya detectados.

A continuación se detallarán las acciones que se necesitan realizar en cada paso:

1. Identificación de interesados

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En primer lugar se levanta un listado con todos los nombres que se puedan identificar dentro del proyecto. Posibles fuentes de nombres son: correos electrónicos, llamadas realizadas y recibidas por el equipo, nombres incluidos en el contrato y sus anexos, personas que asistieron a la reunión inicial del proyecto, sugerencias del patrocinador, experiencias de otros proyectos anteriores similares, entre otras.

En la medida de lo posible se debe tratar de colocar cada nombre con su rol dentro del proyecto, datos personales disponibles (por ejemplo el nombre completo, foto, número de cédula, fecha de nacimiento, perfiles en redes sociales) y datos de contacto (teléfonos fijos y teléfonos móviles, número celular, correo electrónico y dirección, tanto del trabajo como personal). Toda esta información ayudará luego en la gestión de la relación profesional y personal con esa persona y nos salvará de más de un apuro.

2. Priorización

chess pieces photoUna vez que se cuenta con el listado de interesados e involucrados en el proyecto, se estiman tres niveles, del 0 al 10, en cada persona:

  • Poder: Indica el grado de poder que tenga la persona dentro del proyecto para cambiar su alcance, ya sea de manera directa (por órden) o indirecta (cambio en el plazo y/o recursos).
  • Interés: Señala el grado de interés, ya sea positivo o negativo, que tenga sobre el proyecto y sus resultados.
  • Impredecibilidad: Alerta sobre la propensión de una persona en cambiar su nivel de influencia de manera inesperada, ya sea por un cambio impredecible de su poder y/o su interés sobre el proyecto, lo cual puede ser debido por un acto de voluntad propia o por influencia externa que no dependa de la persona.

La multiplicación del nivel de poder por el interés indicará el grado de influencia del interesado, el cual permite priorizar el análisis subsiguiente solo a los interesados clave que posean mayor influencia sobre el proyecto.

3. Plan de acción

chess tactic photoPara cada uno de los interesados clave, se agregan otros tres datos:

  • Expectativas sobre el proyecto: Se definirá de la forma más detallada posible las expectativas que tenga sobre el proyecto, y las condiciones que la persona piense que el resultado deba cumplir para que perciba el cumplimiento a satisfacción de los objetivos del proyecto.
  • Estrategia de comunicación: Se indicará el medio por el cual se realizará la comunicación con la persona, así como las características del lenguaje formal o informal a ser utilizado, y la frecuencia. Se debe tomar en cuenta las preferencias comunicacionales de la persona, por ejemplo si prefiere conversaciones telefónicas, chat, correo electrónico formal, o charlas cara a cara.
  • Círculo de influenciadores: Se tratará de identificar las personas y canales de información que influyen en el comportamiento de la persona, tanto a nivel positivo (sus acciones se alinean con las opiniones del influenciador) como negativo (hace lo contrario). Este análisis abrirá un canal muy importante a la hora de gestionar las expectativas, ya que las mismas cambiarán dependiendo de las expectativas de sus influenciadores. En este punto cabe poner atención que en todo momento se ha relacionado al influenciador con las acciones de la persona y no con su discurso, puesto que existen “falsos influenciadores” que solo cambian lo que dice la persona, pero no lo que hace.

Crisis de interesados y manejo de conflictos

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Photo by Fastmind

Existen circunstancias delicadas donde las relaciones con los interesados del proyecto y sus expectativas cambian más allá de cualquier previsión y respuesta, por ejemplo con el cambio de patrocinador, muerte de algún interesado clave, relaciones amorosas rotas entre interesados, y varios otros matices de conflicto. En estos casos, es importante manejar con cuidado tres criterios:

  1. Inteligencia emocional: definida por Daniel Goleman como “una forma de interactuar con el mundo que tiene muy en cuenta los sentimientos, y engloba habilidades tales como el control de los impulsos, la autoconciencia, la motivación, el entusiasmo, la perseverancia, la empatía, la agilidad mental; ellas configuran rasgos de carácter como la autodisciplina, la compasión o el altruismo, que resultan indispensables para una buena y creativa adaptación social“, es una capacidad humana fundamental en todo tipo de gerencia. Mantener la inteligencia emocional en situaciones críticas es el primer paso para solventarlas y no perder el control del proyecto.
  2. Pre-proyecto: Cuando todo es un desorden, vale la pena mirar atrás y recordar por qué estamos en esa situación. Al ser un evento de impacto grande al proyecto, es importante comunicar a los principales interesados las razones de haberlo iniciado,  para reconsiderar la pertinencia del esfuerzo. La revisión del análisis de prefactibilidad y factibilidad que dio luz verde al proyecto puede validar que se continúe con el esfuerzo de su ejecución. Y en caso de haber desaparecido la necesidad, puede disminuir el desperdicio del esfuerzo al acelerar el cierre anticipado del proyecto.
  3. Situación contractual: por sobre cualquier situación que suceda en la “dimensión humana” del proyecto, el contexto legal bajo el cual se ejecuta tiene poca razón para cambiar. Si el impacto de la crisis de interesados del proyecto es catastrófico, se requiere conocer claramente lo que estipula el contrato vigente en cuanto a resolución de conflictos y término anticipado de contrato.
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